【例文付き】取引先への失礼のないお詫びメールの書き方：破談をお知らせする場合
【例文付き】取引先への失礼のないお詫びメールの書き方：破談をお知らせする場合
この記事では、取引先との商談が破談になった際、相手に失礼なく、今後の関係を良好に保つためのお詫びメールの書き方について解説します。特に、中小企業の経営者や担当者が直面する、自社都合による破談という状況において、どのように誠意を伝え、相手との信頼関係を維持できるのか、具体的な例文を交えて詳しく説明します。お詫びのメール作成に役立つチェックリストや、状況別の対応策も提供し、あなたのビジネスを成功に導くためのサポートをします。
至急：ビジネス文書（お詫び）
こちらから提案した商談を当社内協議の結果、破談となりました。先方の機嫌を損なわせない丁寧なお詫びの文章はどのようなものがありますか？宜しくお願いします。
私は小さな飲料メーカーに勤めています。
取引先は飲食店で当社商品を取り扱っているという関係です。（１０店舗ほど）
事のはじまりは、取引先の人気デザートを気に入った当社社長の一言から始まりました。
当社の見学施設に来場された見学者にその人気デザートを提供したいと。
私が取引先の担当者に連絡し、当社社長の考えをお話しをし、見積もりやサンプル品の手配をお願いしました。
半月が経ち、当社の担当部署からの報告はなく、先方から結果の催促の連絡がありました。
その後当社が出した結論は
輸送コストや商品保存日数の短さが理由となり破談となりました。
こちらから話を持ちかけサンプル手配など大変協力的であった取引先にどのような文章でお詫びをすれば良いのかわかりません。
弊社の商品を取り扱っていることもあり気分を害さないような文章はありませんでしょうか。
ご教示お願いいたします。
お詫びメール作成の重要性
ビジネスにおいて、お詫びは非常に重要なコミュニケーション手段です。特に、一度合意に至らなかった商談を破談にする場合、その後の関係性に大きな影響を与える可能性があります。丁寧なお詫びメールは、相手の感情を理解し、誠意を伝えることで、信頼関係を維持し、将来的なビジネスチャンスにつなげるために不可欠です。
お詫びメール作成の基本
お詫びメールを作成する際には、以下の点を意識しましょう。
- 迅速な対応: 状況を把握したら、できるだけ早くお詫びのメールを送りましょう。
- 明確な謝罪: 破談になったことに対する謝罪の意を明確に示しましょう。
- 理由の説明: 破談に至った理由を具体的に説明しましょう。ただし、相手を非難するような表現は避け、客観的な事実を伝えましょう。
- 今後の対応: 今後の関係性について、前向きな姿勢を示しましょう。
- 感謝の気持ち: 協力してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
お詫びメールの構成要素
お詫びメールは、以下の要素で構成されるのが一般的です。
- 件名: 簡潔で分かりやすい件名（例：「〇〇に関するお詫び」「〇〇案件に関するご報告とお詫び」）
- 宛名: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載しましょう。
- 挨拶: 時候の挨拶と、日ごろの感謝の言葉を述べましょう。
- 謝罪: 破談になったことに対する謝罪の言葉を述べましょう。
- 理由の説明: 破談に至った理由を具体的に説明しましょう。
- 今後の対応: 今後の関係性について、前向きな姿勢を示しましょう。
- 結びの言葉: 今後の関係性を願う言葉や、連絡先などを記載しましょう。
- 署名: 会社名、部署名、氏名、連絡先を記載しましょう。
状況別お詫びメール例文
以下に、状況別の例文をいくつかご紹介します。自社の状況に合わせて、これらの例文を参考にしてください。
例文1：自社都合による破談の場合
件名：〇〇案件に関するお詫び
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、先日ご提案させていただきました〇〇案件につきまして、
社内検討の結果、誠に勝手ながら今回は見送らせていただくことになりました。
ご期待に沿えず、深くお詫び申し上げます。
今回の決定は、〇〇（理由を具体的に説明）によるものでございます。
〇〇様には、お忙しい中、詳細な資料のご提供や、
貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今回の件は大変残念ではございますが、
今後とも、貴社とは良好な関係を築き、
何かお役に立てることがあれば、
ぜひお声がけいただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
例文2：相手に協力してもらった場合
件名：〇〇に関するお詫び
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、〇〇案件につきまして、
多大なるご尽力をいただきながら、
誠に申し訳ございませんが、
社内検討の結果、今回は見送らせていただくことになりました。
〇〇様には、詳細な資料のご提供、
サンプル品のご手配など、
大変お手数をおかけいたしましたこと、
深くお詫び申し上げます。
今回の決定は、〇〇（理由を具体的に説明）によるものでございます。
今回の件は大変残念ではございますが、
今後とも、貴社とは良好な関係を築き、
何かお役に立てることがあれば、
ぜひお声がけいただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
例文3：今後の取引を継続したい場合
件名：〇〇案件に関するお詫びと、今後のご提案
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、〇〇案件につきまして、
ご提案させていただきながら、
誠に申し訳ございませんが、
社内検討の結果、今回は見送らせていただくことになりました。
〇〇様には、ご多忙の中、詳細なご説明や、
貴重なお時間をいただき、深く感謝申し上げます。
今回の決定は、〇〇（理由を具体的に説明）によるものでございます。
今回の件は大変残念ではございますが、
今後とも、貴社とは良好な関係を継続し、
新しいビジネスチャンスを模索していきたいと考えております。
つきましては、〇〇（具体的な提案）について、
改めてご提案させていただきたく存じます。
ご多忙中とは存じますが、
ぜひ一度ご検討いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
お詫びメール作成時の注意点
お詫びメールを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 言い訳がましくならない: 理由を説明する際は、言い訳がましくならないように注意しましょう。
- 相手を非難しない: 相手に責任がある場合でも、非難するような表現は避けましょう。
- 感情的にならない: 感情的な表現は避け、冷静に状況を伝えましょう。
- 誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、相手に失礼な印象を与える可能性があります。
- 二重敬語に注意する: 二重敬語は、不自然な印象を与える可能性があります。
お詫びメール作成に役立つチェックリスト
お詫びメールを作成する際に、以下のチェックリストを活用して、抜け漏れがないか確認しましょう。
- 件名は分かりやすく、簡潔に書かれているか。
- 宛名に間違いはないか。
- 時候の挨拶と、日ごろの感謝の言葉が述べられているか。
- 謝罪の言葉が明確に示されているか。
- 破談になった理由が具体的に説明されているか。
- 今後の関係性について、前向きな姿勢が示されているか。
- 結びの言葉で、今後の関係性を願う言葉が述べられているか。
- 署名に、会社名、部署名、氏名、連絡先が記載されているか。
- 誤字脱字はないか。
- 二重敬語になっていないか。
状況別の対応策
状況に応じて、お詫びメールに加えて、以下の対応を検討しましょう。
- 電話での謝罪: メール送信後、電話で直接謝罪することで、より誠意を伝えることができます。
- 訪問しての謝罪: 可能であれば、訪問して直接謝罪することで、より深い理解と信頼を得ることができます。
- 代替案の提示: 別の提案や、今後の協力体制について提案することで、関係性の維持に繋げることができます。
- お詫びの品: 状況によっては、お詫びの品を贈ることも有効です。
中小企業におけるお詫びメールの重要性
中小企業では、大企業に比べて、取引先との関係性が非常に重要です。一度の失敗が、その後のビジネスに大きな影響を与える可能性があります。丁寧なお詫びメールは、中小企業にとって、信頼関係を維持し、長期的なビジネスチャンスを創出するための、重要なツールとなります。
まとめ
お詫びメールは、ビジネスにおいて、非常に重要なコミュニケーション手段です。特に、自社都合による破談の場合、相手に失礼なく、今後の関係を良好に保つために、丁寧なメール作成が不可欠です。この記事で紹介した例文やチェックリストを参考に、誠意あるお詫びメールを作成し、ビジネスの成功につなげましょう。
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よくある質問（FAQ）
Q1: お詫びメールを送るタイミングは？
A1: 状況を把握したら、できるだけ早く送りましょう。遅くなればなるほど、相手の心証を悪くする可能性があります。
Q2: 謝罪の言葉はどのように表現すれば良いですか？
A2: 「この度は、〇〇の件につきまして、ご期待に沿えず、深くお詫び申し上げます。」のように、ストレートに謝罪の気持ちを伝えましょう。
Q3: 破談になった理由を説明する際の注意点は？
A3: 相手を非難するような表現は避け、客観的な事実を伝えましょう。また、言い訳がましくならないように注意が必要です。
Q4: 今後の関係性について、どのように言及すれば良いですか？
A4: 「今回の件は大変残念ではございますが、今後とも、貴社とは良好な関係を築き、何かお役に立てることがあれば、ぜひお声がけいただきたく存じます。」のように、前向きな姿勢を示しましょう。
Q5: 電話での謝罪は必要ですか？
A5: メール送信後、電話で直接謝罪することで、より誠意を伝えることができます。状況に応じて、電話での謝罪も検討しましょう。
Q6: お詫びの品を贈るべきですか？
A6: 状況によっては、お詫びの品を贈ることも有効です。ただし、相手に負担をかけない程度のものを選びましょう。
Q7: 破談になった相手との関係を修復する方法は？
A7: 誠意ある謝罪、今後の協力体制の提案、そして、定期的なコミュニケーションを通じて、関係を修復することができます。
Q8: お詫びメールで避けるべきことは？
A8: 感情的な表現、相手を非難する言葉、言い訳がましい説明、誤字脱字、二重敬語は避けましょう。
Q9: お詫びメールの件名はどのようにすれば良いですか？
A9: 簡潔で分かりやすい件名にしましょう。「〇〇に関するお詫び」「〇〇案件に関するご報告とお詫び」などが適切です。
Q10: お詫びメールを送った後、相手からの返信がない場合は？
A10: 返信がない場合でも、諦めずに、定期的に状況を確認し、必要に応じて、電話や訪問などでフォローアップを行いましょう。
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