バイトのシフトミス！店長への電話、いつかけるのが正解？円滑なコミュニケーション術を伝授
バイトのシフトミス！店長への電話、いつかけるのが正解？円滑なコミュニケーション術を伝授
この記事では、飲食店でのアルバイト中にシフトの誤りが発生した場合に、どのように店長に連絡を取るべきか、その具体的な方法と、今後のコミュニケーションを円滑に進めるためのアドバイスを、経験豊富な転職コンサルタントの視点から解説します。シフト管理のミスは誰にでも起こりうることですが、適切な対応をすることで、職場での信頼関係を損なうことなく、問題を解決することができます。この記事を読めば、あなたは自信を持って店長に電話をかけ、スムーズに問題を解決できるようになるでしょう。
飲食店でバイトをしている学生です。四月のシフトが決定し、昨日の夜グループで送られてきました。そこで土曜日に5時までなら入れると出したのに5時からバイトが入っていました。もしかしたら私が書き間違えたのかもしれません。どちらにせよ6時から他のバイトがあるので出ることができません。そのため店長に電話したいのですがよく混むお店なのでいつ電話するべきか迷っています。(ちなみに11時開店22時閉店です。)何時頃電話した方がいいと思いますか？また電話する際お店に電話をかけていいんでしょうか？
お疲れ様です。アルバイトの〇〇です。店長いらっしゃいますか。
〜店長が変わって〜
お疲れ様です。アルバイトの〇〇です。お仕事中失礼します。本当に申し訳ないのですが四月〇日のシフトが5時からになっていたのですがシフト申請の紙には5時までと書いたのですが5時からシフトが入っていて5時からですと出れないので、、、ってなんて言えばいいでしょうか？
シフトの誤りと店長への電話：基本のステップ
シフトの誤りは、アルバイト経験者なら誰でも一度は経験する可能性があります。しかし、落ち着いて適切な対応をすれば、問題は解決できます。ここでは、店長への電話を含め、スムーズに問題を解決するためのステップを解説します。
1. シフト表と自分の申請内容の確認
まず、落ち着いてシフト表と自分が提出したシフト申請書の内容を再確認しましょう。誤ってシフトを提出してしまったのか、それともシフト表の作成ミスなのかを正確に把握することが重要です。この確認作業は、店長に電話をする前に必ず行うべきです。もし、自分の申請に誤りがあった場合は、素直にそれを認め、謝罪の言葉を添えることで、店長との信頼関係を損なわずに済みます。
2. 電話をかける時間帯の選定
電話をかける時間帯は、相手に迷惑をかけないように配慮することが大切です。今回のケースでは、お店の営業時間と混雑状況を考慮し、以下の時間帯を避けて電話をかけるのがおすすめです。
- 開店直後（11時～12時）：ランチの準備で忙しい時間帯です。
- ピークタイム（12時～13時、18時～20時）：お客様が多く、店長も対応に追われている可能性が高いです。
- 閉店間際（21時～22時）：閉店作業で忙しい時間帯です。
これらの時間帯を避け、比較的落ち着いている時間帯、例えば14時から17時の間や、20時以降に電話をかけるのが良いでしょう。店長の休憩時間なども考慮し、事前に他のスタッフに確認することも有効です。
3. 電話をかける際の準備
電話をかける前に、伝えるべき内容を整理し、メモにまとめておきましょう。具体的には、以下の点を明確にしておくと、スムーズに話を進めることができます。
- 自分の名前と所属（アルバイトの〇〇です）
- シフトに関する問題の内容（〇月〇日のシフトが〇時からになっているが、本来は〇時までだった）
- 自分の状況（〇時から他の予定が入っているため、シフトに入ることができない）
- 店長への謝罪の言葉（ご迷惑をおかけして申し訳ありません）
- 今後の対応について（どのようにすれば良いか相談したい）
また、シフト申請書やシフト表など、関連する書類を手元に用意しておくと、話がスムーズに進みます。
4. 電話のかけ方と話し方
電話をかける際は、明るくハキハキとした声で話すことが大切です。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。以下に、電話での具体的な話し方の例を挙げます。
例：
「お忙しいところ恐れ入ります。アルバイトの〇〇です。店長はいらっしゃいますでしょうか？
（店長に代わったら）
店長、お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ申し訳ありません。実は、〇月〇日のシフトについて確認させていただきたいことがあり、お電話いたしました。シフト表を確認したところ、5時からシフトが入っているのですが、私のシフト申請書には5時までと記載した記憶があります。6時から他の予定が入っており、5時からのシフトに入ることができません。大変申し訳ありませんが、この件について、どのように対応すれば良いかご相談させていただきたいのですが。」
この例のように、まずは自分の名前と用件を明確に伝え、相手への配慮を示すことが重要です。また、自分の状況を具体的に説明し、店長に相談する姿勢を見せることで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
5. 解決策の提示と今後の対策
店長との話し合いの中で、具体的な解決策を提案することも重要です。例えば、他のスタッフとのシフトの調整が可能かどうか、あるいは、自分が他の日にシフトを多く入れることで調整できないかなど、積極的に提案してみましょう。また、今回のシフトミスが自分のミスであった場合は、再発防止のために、シフト申請書の提出方法や、シフト表の確認方法について、改善策を検討することも大切です。
電話での具体的な会話例とポイント
ここでは、実際に電話をかける際の会話例と、円滑なコミュニケーションを図るためのポイントをさらに詳しく解説します。
1. 電話をかける前の準備
電話をかける前に、以下の準備を整えておきましょう。
- シフト表とシフト申請書の確認：自分の申請内容とシフト表の内容を照らし合わせ、誤りの原因を特定します。
- 伝えたい内容の整理：自分の名前、用件、状況、謝罪の言葉、相談したいことなどをメモにまとめます。
- 電話をかける時間帯の選定：お店の営業時間や混雑状況を考慮し、店長が対応しやすい時間帯を選びます。
2. 電話での会話例
以下は、電話での具体的な会話例です。状況に応じて、適宜言葉遣いや内容を調整してください。
あなた：「お忙しいところ恐れ入ります。アルバイトの〇〇です。店長はいらっしゃいますでしょうか？」
店長：「はい、店長です。どうしましたか？」
あなた：「店長、お疲れ様です。〇〇です。お忙しいところ申し訳ありません。実は、〇月〇日のシフトについて確認させていただきたいことがあり、お電話いたしました。シフト表を確認したところ、5時からシフトが入っているのですが、私のシフト申請書には5時までと記載した記憶があります。6時から他の予定が入っており、5時からのシフトに入ることができません。大変申し訳ありませんが、この件について、どのように対応すれば良いかご相談させていただきたいのですが。」
店長：「なるほど、確認してみましょう。〇〇さんのシフト申請書を確認します。」
（店長がシフト申請書を確認後）
店長：「〇〇さんの申請書を確認しました。確かに5時までとなっていますね。申し訳ありませんでした。シフト表の作成ミスかもしれません。」
あなた：「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。こちらこそ、確認不足でご迷惑をおかけしたかもしれません。」
店長：「いえ、大丈夫です。何か対応策を考えましょう。〇〇さんは、6時から他の予定があるとのことですが、その日はどうしても外せない予定ですか？」
あなた：「はい、どうしても外せない予定です。」
店長：「分かりました。他のスタッフに、その日のシフトを交代できるか確認してみます。もし難しければ、他の日にシフトを増やして調整することは可能ですか？」
あなた：「はい、可能です。他の日にシフトを増やして調整させていただきます。」
店長：「ありがとうございます。では、他のスタッフに確認し、後ほど改めてご連絡します。」
あなた：「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。お忙しいところ、ありがとうございました。」
3. 会話のポイント
上記の会話例を参考に、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 丁寧な言葉遣い：敬語を使い、相手に失礼のないように話しましょう。
- ハキハキとした声：明るくハキハキとした声で話すことで、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを促します。
- 要点を絞って話す：長々と話すのではなく、簡潔に要点を伝えましょう。
- 謝罪の言葉：自分のミスでなくても、相手に迷惑をかけた場合は、謝罪の言葉を述べましょう。
- 解決策の提案：自分から積極的に解決策を提案することで、問題解決への意欲を示しましょう。
- 感謝の気持ち：店長が対応してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
シフトミスを防ぐための対策
シフトミスは、一度起きてしまうと、職場での信頼関係を損なう可能性があります。しかし、事前の対策を講じることで、シフトミスを未然に防ぐことができます。ここでは、シフトミスを防ぐための具体的な対策を解説します。
1. シフト申請時の注意点
シフト申請をする際には、以下の点に注意しましょう。
- 正確な時間の記入：開始時間と終了時間を正確に記入し、誤字脱字がないか確認しましょう。
- ダブルチェック：シフト申請書を提出する前に、もう一度内容を確認しましょう。可能であれば、同僚や友人に確認してもらうのも良いでしょう。
- 控えの保管：提出したシフト申請書の控えを保管しておき、シフト表と照らし合わせて確認できるようにしましょう。
- 締め切り厳守：シフト申請の締め切り時間を守り、余裕を持って提出しましょう。
2. シフト表の確認方法
シフト表が公開されたら、以下の手順で確認しましょう。
- 自分のシフトの確認：自分の名前と、希望したシフトが正しく反映されているか確認しましょう。
- 誤りがないか確認：シフト表に誤りがないか、他のスタッフのシフトと合わせて確認しましょう。
- 疑問点の確認：シフト表に疑問点がある場合は、早めに店長や他のスタッフに確認しましょう。
- 記録：シフト表を写真に撮るなどして、記録として残しておくと、後で確認する際に役立ちます。
3. コミュニケーションの重要性
シフトミスを防ぐためには、店長や他のスタッフとのコミュニケーションが非常に重要です。日頃から、積極的にコミュニケーションを取り、疑問点や不安なことがあれば、遠慮なく相談できる関係性を築いておきましょう。
- 報連相の徹底：シフトに関する変更や、困ったことがあれば、店長や他のスタッフに「報告・連絡・相談」を徹底しましょう。
- 質問する：シフト表の見方や、シフトに関するルールについて、分からないことがあれば、積極的に質問しましょう。
- 協力する：他のスタッフのシフト調整に協力するなど、チームワークを意識しましょう。
4. シフト管理ツールの活用
最近では、シフト管理を効率化するためのツールが数多く登場しています。これらのツールを活用することで、シフトミスの発生を減らすことができます。
- シフト管理アプリ：スマートフォンでシフトの提出や確認ができるアプリがあります。
- クラウド型のシフト管理システム：複数人でシフトを共有し、リアルタイムで変更を確認できるシステムがあります。
- 自動化機能：シフトの自動作成や、シフトの重複チェックなどの機能を利用できます。
これらのツールを導入することで、シフト管理の効率化を図り、シフトミスの発生を未然に防ぐことができます。お店の規模や状況に合わせて、最適なツールを選びましょう。
ケーススタディ：シフトミスの解決事例
ここでは、実際にあったシフトミスの解決事例を紹介し、具体的な対応方法と、そこから得られる教訓を解説します。
事例1：自分の勘違いによるシフトミス
Aさんは、アルバイト先のシフト申請で、土曜日の勤務を希望したつもりでしたが、誤って日曜日の勤務を申請してしまいました。シフト表が公開された際に、自分のシフトが日曜日に割り当てられていることに気づき、店長に相談しました。
解決策：
- Aさんは、まず自分のシフト申請書とシフト表を確認し、自分の勘違いであることを確認しました。
- 店長に、自分のミスであることを謝罪し、土曜日に勤務したい旨を伝えました。
- 店長は、他のスタッフのシフトを確認し、土曜日に勤務できるスタッフを探しました。
- 幸い、他のスタッフが土曜日の勤務を交代できることになり、Aさんは土曜日に勤務することができました。
教訓：
- シフト申請書を提出する前に、内容をよく確認することの重要性。
- 自分のミスを素直に認め、謝罪することで、円滑なコミュニケーションを図れること。
- 店長や他のスタッフとの協力体制が、問題解決に役立つこと。
事例2：シフト表の作成ミスによるシフトミス
Bさんは、アルバイト先のシフト表で、自分の勤務時間が誤って記載されていることに気づきました。本来は18時から22時までの勤務だったのですが、シフト表には17時から22時までと記載されていました。
解決策：
- Bさんは、まず自分のシフト申請書とシフト表を確認し、シフト表に誤りがあることを確認しました。
- 店長に、シフト表の誤りを報告し、自分の勤務時間の訂正を依頼しました。
- 店長は、Bさんのシフト申請書を確認し、シフト表の誤りを認め、修正しました。
- Bさんは、修正されたシフト表を確認し、自分の勤務時間が正しく記載されていることを確認しました。
教訓：
- シフト表が公開されたら、自分のシフトが正しく記載されているか確認することの重要性。
- 誤りに気づいたら、早めに店長に報告し、修正を依頼すること。
- 店長とのコミュニケーションを通じて、問題解決を図ること。
事例3：急な用事によるシフト変更
Cさんは、アルバイトのシフトが入っていた日に、急な用事ができてしまい、勤務できなくなってしまいました。
解決策：
- Cさんは、まず店長に、急な用事ができたため、その日の勤務を休みたい旨を連絡しました。
- 店長は、他のスタッフのシフトを確認し、Cさんの代わりに勤務できるスタッフを探しました。
- Cさんは、他のスタッフに、シフトを交代してもらうことに対する感謝の気持ちを伝えました。
- Cさんは、後日、他のスタッフに、シフトを交代してもらったお礼を伝えました。
教訓：
- 急な用事で勤務できなくなった場合は、早めに店長に連絡し、相談することの重要性。
- 他のスタッフに、シフトを交代してもらう際には、感謝の気持ちを伝えること。
- 日頃から、他のスタッフとの良好な関係を築いておくこと。
円滑なコミュニケーションのための追加アドバイス
シフトに関する問題だけでなく、職場での人間関係を円滑にするためには、日頃からのコミュニケーションが重要です。ここでは、円滑なコミュニケーションのための追加アドバイスをいくつか紹介します。
1. 積極的なコミュニケーション
積極的にコミュニケーションを取ることで、相手との距離を縮め、信頼関係を築くことができます。具体的には、以下のことを心がけましょう。
- 挨拶：出勤時や退勤時に、必ず挨拶をしましょう。
- 笑顔：笑顔で接することで、相手に好印象を与え、コミュニケーションを円滑にします。
- 話しかける：休憩時間や仕事の合間に、積極的に話しかけましょう。
- 相談する：困ったことや分からないことがあれば、遠慮なく店長や他のスタッフに相談しましょう。
2. 報連相の徹底
報連相は、職場でのコミュニケーションの基本です。以下の点を意識して、報連相を徹底しましょう。
- 報告：何か問題が発生した場合や、進捗状況を報告しましょう。
- 連絡：シフトの変更や、急な欠勤など、重要な情報を連絡しましょう。
- 相談：困ったことや分からないことがあれば、遠慮なく相談しましょう。
3. 感謝の気持ちを伝える
感謝の気持ちを伝えることで、相手との関係が良好になり、職場全体の雰囲気が良くなります。具体的には、以下のことを心がけましょう。
- お礼を言う：何かしてもらった場合は、必ずお礼を言いましょう。
- 感謝の言葉：感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。
- 感謝の行動：相手のために何かをしてあげるなど、感謝の気持ちを行動で示しましょう。
4. 聞き上手になる
相手の話をよく聞くことで、相手との信頼関係を深めることができます。具体的には、以下のことを心がけましょう。
- 相手の話を最後まで聞く：相手の話を遮らず、最後まで聞ききましょう。
- 相槌を打つ：適度に相槌を打ち、相手の話に共感していることを示しましょう。
- 質問する：相手の話について、質問することで、理解を深めましょう。
- 共感する：相手の気持ちに寄り添い、共感する姿勢を示しましょう。
5. ポジティブな姿勢
常にポジティブな姿勢でいることで、周囲の人々に良い影響を与え、人間関係を円滑にすることができます。具体的には、以下のことを心がけましょう。
- 笑顔を絶やさない：笑顔でいることで、周囲の人々に好印象を与えます。
- 前向きな言葉を使う：ネガティブな言葉ではなく、ポジティブな言葉を使うように心がけましょう。
- 積極的に行動する：積極的に行動することで、周囲の人々を巻き込み、良い結果を生み出すことができます。
- 感謝の気持ちを持つ：周囲の人々への感謝の気持ちを持つことで、人間関係が良好になります。
これらのアドバイスを実践することで、職場での人間関係を円滑にし、より働きやすい環境を築くことができるでしょう。
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まとめ：シフトミスを乗り越え、成長につなげる
この記事では、アルバイトのシフトミスが発生した場合の、店長への連絡方法、円滑なコミュニケーションの取り方、そして再発防止策について解説しました。シフトミスは誰にでも起こりうる問題ですが、適切な対応をすることで、職場での信頼関係を損なうことなく、問題を解決することができます。今回のケースでは、電話をかける時間帯や、店長への話し方、そして事前の準備が重要であることがわかりました。また、シフト申請時の注意点や、シフト表の確認方法など、シフトミスを防ぐための対策も重要です。そして、日頃からのコミュニケーションや、感謝の気持ちを伝えることで、職場での人間関係を円滑にすることができます。シフトミスを経験したとしても、それを成長の機会と捉え、今後のキャリアに活かしていきましょう。
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