しつこい営業に困っていませんか？オフィス事務が取るべき3つの対策と、円満解決のヒント
しつこい営業に困っていませんか？オフィス事務が取るべき3つの対策と、円満解決のヒント
この記事では、オフィス事務として働くあなたが、飲食店からのしつこい営業にどのように対応すれば良いのか、具体的な対策と解決策を提示します。営業の背景にある心理を理解し、円滑なコミュニケーションを図るためのヒントもご紹介します。あなたの職場環境をより快適にするために、ぜひ参考にしてください。
飲食店の方が職場に営業に来られて困っております。
初めまして。オフィスビルの一つの階に入ってる某企業の事務の仕事をしております。（フロアに100人程社員がいます）
年明けの1月6日月に来客用の受付電話が鳴り、出ると「〇〇（名前）と申します。お渡ししたい物があるのですが、、、」と言われました。フロアを出ると、20代半ばくらいの私服を着た男性がいました。「△△というイタリアンレストランの〇〇です。チラシを配って回ってます。よかったらフロアにいる方に配ってくれませんか？」と言われ、10数枚ほどチラシを頂きました。
1月13日月に席を外して作業中に別の事務員さんから、「今、△△の〇〇さんという方から××（私）さんいますか？って外に来てるんだけど？」と呼びに来られました。フロア外に出ると同じ男性がいました。「チラシを配って頂いて、皆さんの反応はいかがでしたか？」と。「年明けでバタバタしてたので、、。今日も週明けで忙しいので失礼します」と伝えました。
1月15日水に私は有給を頂いていたのですが、また「××（私）さんいますか？」と訪問に来たようです。休みだと伝えると「また改めて来ます」と言ったようです。
そして本日1月20日も来られて受付電話が鳴りました。たまたま私が出ました。「××さん、ちょっとお話いいですか？」と言われたので電話口で「手が離せないほど忙しい」旨を伝えました。「何時になったら手が空くのか？」「月曜日は忙しい曜日なのか？」「水曜日は出勤してないのか？」を聞かれました。「仕事中なので」と電話を切らせて頂きました。
こういった飲食店側、オフィス側のどちらか経験ある方いますか？
こんなに、しつこい理由は何でしょうか？
ちょっと困っております、、。
アドバイスお願いします。
なぜ飲食店からの営業はしつこいのか？その背景にあるもの
飲食店からの営業がしつこいと感じる背景には、いくつかの理由が考えられます。まず、彼らは集客に必死です。特に、オフィス街の飲食店は、ランチ需要や、仕事帰りの飲み会需要を狙っており、ターゲット層に直接アプローチすることで、効果的な集客を目指しています。チラシ配布や訪問営業は、そのための手段の一つです。
次に、営業担当者のノルマやインセンティブも関係しています。売上目標を達成するために、積極的に営業活動を行う必要があり、その結果、しつこい印象を与えてしまうこともあります。また、彼らは「一度でも話を聞いてもらえれば、そこから関係が築けるかもしれない」と考えていることもあります。これは、顧客との長期的な関係性を重視するビジネスモデルではよくあることです。
さらに、彼らはあなたの会社の規模や、そこで働く人々の属性を正確に把握できていない可能性があります。例えば、100人規模のオフィスであれば、ランチ需要や、宴会需要を見込めるかもしれません。しかし、彼らは個々の社員の状況や、会社のルールを考慮せずに、一方的にアプローチしている可能性があります。
最後に、彼らは「断られても、諦めずに何度もアプローチすれば、最終的には受け入れてもらえるかもしれない」と考えていることもあります。これは、営業の世界ではよくある戦略ですが、相手に不快感を与えてしまうリスクも伴います。
オフィス事務が取るべき3つの対策
飲食店からのしつこい営業に対して、オフィス事務として効果的な対策を講じることが重要です。ここでは、具体的な3つの対策をご紹介します。
1. 会社のルールを確認し、対応を統一する
まずは、あなたの会社のルールを確認しましょう。社内での営業活動に対する規定や、外部からの訪問者への対応について、明確なルールがあるはずです。例えば、「外部からの営業は原則禁止」「受付での対応は〇〇まで」といったルールがあるかもしれません。これらのルールを遵守し、上司や同僚と情報を共有することで、対応を統一することができます。
もし、社内ルールが曖昧な場合は、上司に相談し、明確なルールを定めるように提案することもできます。例えば、「営業目的の訪問者に対しては、受付で対応を断る」「チラシの配布は原則禁止」といったルールを設けることで、不要なトラブルを避けることができます。
また、同僚との連携も重要です。同じような状況に遭遇した場合、お互いに情報共有し、対応方法を統一することで、個々の負担を軽減することができます。例えば、「〇〇という飲食店から、チラシ配布の依頼があった」「対応は、受付で断ることにした」といった情報を共有することで、他の事務員も同じように対応することができます。
2. 丁寧かつ毅然とした態度で断る
営業担当者に対しては、丁寧かつ毅然とした態度で断ることが重要です。相手の立場を尊重しつつ、自分の意思を明確に伝えることで、不必要なトラブルを避けることができます。例えば、以下のようなフレーズが有効です。
- 「申し訳ございませんが、社内での営業活動はご遠慮いただいております。」
- 「チラシの配布は、社内ルールで禁止されております。」
- 「ランチは各自で用意することになっており、外食をする習慣がございません。」
- 「現在、業務が大変混み合っており、お話をお伺いする時間がございません。」
- 「ご提案はありがたいのですが、今回は見送らせていただきます。」
これらのフレーズを使う際には、感情的にならず、落ち着いたトーンで話すことが大切です。また、相手の目を見て、はっきりと伝えることで、あなたの意思が伝わりやすくなります。
もし、相手がしつこく食い下がってくる場合は、毅然とした態度で対応しましょう。例えば、「これ以上のお話は、お断りさせていただきます」と伝えたり、上司に相談することをほのめかしたりするのも効果的です。
3. 記録を取り、上司に報告する
営業活動に関する記録を取り、上司に報告することも重要です。いつ、誰から、どのような内容で営業を受けたのか、記録しておくことで、今後の対応に役立てることができます。また、上司に報告することで、会社全体で対応を検討することができます。
記録には、以下の情報を記載しましょう。
- 訪問日時
- 訪問者の氏名
- 訪問者の所属（飲食店名など）
- 訪問の目的
- 対応内容
- 相手の反応
これらの記録を基に、上司と相談し、今後の対応策を検討しましょう。例えば、「同じ飲食店からの営業が何度も続いている」「対応がエスカレートしている」といった状況であれば、会社として、その飲食店に注意喚起をするなどの対策を講じることができます。
また、記録は、万が一トラブルが発生した場合の証拠にもなります。例えば、営業担当者から不適切な言動があった場合、記録を提出することで、会社として対応することができます。
円満解決のためのヒント
しつこい営業を円満に解決するためには、いくつかのヒントがあります。これらのヒントを参考に、より良い関係性を築きましょう。
1. 相手の立場を理解する
営業担当者の立場を理解することも重要です。彼らは、売上目標を達成するために、必死に営業活動を行っています。彼らの努力を理解し、共感することで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。
例えば、チラシを受け取った際に、「ありがとうございます。参考にさせていただきます」と一言添えるだけでも、相手の印象は大きく変わります。また、相手の状況を尋ねたり、「大変ですね」と声をかけたりするだけでも、相手はあなたのことを理解してくれるかもしれません。
2. 感謝の気持ちを伝える
相手に対して、感謝の気持ちを伝えることも大切です。例えば、チラシを受け取った際に、「ありがとうございます。お店の情報を教えていただき、感謝いたします」と伝えることができます。また、電話で対応する際にも、「お電話ありがとうございます」と一言添えることで、相手に好印象を与えることができます。
感謝の気持ちを伝えることで、相手との関係性が良好になり、今後の対応もスムーズになる可能性があります。ただし、感謝の気持ちを伝える際には、あくまでも誠実な態度で接することが重要です。不自然な表現や、お世辞は逆効果になる可能性があります。
3. 状況に応じて、柔軟に対応する
状況に応じて、柔軟に対応することも重要です。例えば、もしあなたがそのお店の料理に興味がある場合は、チラシを受け取ったり、お店の情報を詳しく聞いたりすることもできます。また、もしあなたがそのお店の常連客である場合は、お店の人と親しく話すこともできるでしょう。
ただし、柔軟に対応する際には、自分の立場や、会社のルールを考慮することが大切です。例えば、社内での営業活動が禁止されている場合は、チラシを受け取ることは避けるべきです。また、個人情報や、会社の機密情報を不用意に話すことも避けるべきです。
状況に応じて、適切な対応をすることで、相手との関係性を良好に保ちながら、自分の立場を守ることができます。
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まとめ：オフィス事務として、賢く対応しましょう
この記事では、オフィス事務として、飲食店からのしつこい営業にどのように対応すれば良いのか、具体的な対策と解決策を提示しました。会社のルールを確認し、丁寧かつ毅然とした態度で断り、記録を取って上司に報告することで、状況を改善することができます。また、相手の立場を理解し、感謝の気持ちを伝え、状況に応じて柔軟に対応することで、円満な関係を築くことができます。
これらの対策を参考に、あなたの職場環境をより快適にしてください。もし、それでも解決しない場合は、上司や同僚に相談したり、会社のコンプライアンス部門に相談したりすることも検討しましょう。あなたの職場での経験が、より良い働き方につながることを願っています。
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