電話での名乗り方は社会人の基本？状況別のマナーを徹底解説
電話での名乗り方は社会人の基本？状況別のマナーを徹底解説
電話をかける際に、自分の名前を名乗るべきか、それとも名乗らないべきか、迷った経験はありませんか？特に、大学の卒業研究で企業に問い合わせをした際に、相手に名前を名乗るように注意された経験から、その疑問はさらに深まるかもしれません。就職活動の面接対策や、企業への電話対応では「〇〇大学の〇〇です」と名乗ることが一般的ですが、客として電話をかけた場合に、どこまで名乗るべきか、悩む方もいるでしょう。この記事では、電話での名乗り方に関する疑問を解決し、社会人として円滑なコミュニケーションを図るための具体的なマナーを解説します。状況に応じた適切な対応を身につけ、ビジネスシーンでの信頼を築きましょう。
大学の卒業研究で知りたいことがあり、商品の問い合わせを会社にしました。
「お尋ねしたいことがございまして、お電話かけさせていただきました。～」と電話をしたあと大学の教授が「まずは自分の名を名乗るのが常識だ」と怒られました。
客として電話したのに、わざわざ自分の名を名乗るべきなのか…？と疑問です。
就活などで企業に電話する時には「～大学の〇〇と申します。」というのは当たり前だと思いますが。
客として電話かけたのに…。
その先生言わく、飲食店とかでも名乗るのがあたりまえと言われました。
飲食店でバイトしてて、「〇〇ですけど、予約したいのですが～」て聞いたことがありません。
一般常識に詳しい方、教えてください。
先生がおっしゃる通り、名を名乗るのが常識なのでしょうか？
名を名乗る必要がある場合、ない場合を教えてください。
電話での名乗り方の基本：なぜ重要なのか？
電話での名乗り方は、相手に与える印象を大きく左右します。特にビジネスシーンにおいては、相手との信頼関係を築き、スムーズなコミュニケーションを図るために不可欠です。適切な名乗り方をすることで、相手に失礼な印象を与えることを避け、円滑なやり取りを始めることができます。これは、就職活動における企業の面接対策や、日々の業務での顧客対応においても同様に重要です。
電話での名乗り方が重要な理由は以下の通りです。
- 第一印象の形成: 電話の声は、相手があなたを判断する最初の情報源です。適切な名乗り方は、相手に好印象を与え、その後のコミュニケーションを円滑に進めるための第一歩となります。
- 相手への配慮: 相手に誰からの電話か伝えることは、相手への配慮を示すことになります。相手は、誰からの電話かを知ることで、心の準備をすることができます。
- 誤解の防止: 自分の名前を名乗ることで、相手との間で誤解が生じるのを防ぐことができます。特に、多くの人がいる職場では、名前を名乗らないと、誰からの電話か分からず、混乱を招く可能性があります。
- ビジネスマナーの遵守: 電話での名乗り方は、ビジネスマナーの基本です。適切な名乗り方をすることで、相手に「きちんとした人」という印象を与えることができます。
状況別：電話での名乗り方
電話での名乗り方は、状況によって異なります。ここでは、いくつかの具体的な状況を例に、適切な名乗り方を解説します。就職活動での面接対策や、企業への電話対応、顧客対応など、様々な場面で役立つ情報です。
1. 企業への電話（就職活動、問い合わせなど）
企業に電話をかける際は、まず自分の所属と名前を名乗ることが基本です。これは、相手に失礼なく、スムーズに用件を伝えるためのマナーです。就職活動で企業に電話をかける場合、面接対策の一環としても、正しい名乗り方を身につけておくことが重要です。
例：
- 「〇〇株式会社 人事部の皆様、いつもお世話になっております。私、〇〇大学の〇〇と申します。〇〇の件でお電話いたしました。」
- 「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。採用についてお尋ねしたいことがあり、お電話いたしました。」
ポイント：
- 所属（大学名、学部など）と氏名をはっきりと伝える。
- 用件を簡潔に伝える。
- 相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がける。
2. 顧客対応（サービス、クレームなど）
顧客対応の電話では、会社の名前と自分の名前を名乗ることが基本です。お客様からの信頼を得るためには、丁寧な対応と正確な情報伝達が不可欠です。クレーム対応の場合でも、落ち着いて対応し、相手の気持ちに寄り添うことが重要です。
例：
- 「〇〇株式会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。」
- 「〇〇株式会社、〇〇部の〇〇と申します。〇〇様でございますね。本日はどのようなご用件でしょうか？」
ポイント：
- 会社の名前を最初に伝える。
- 自分の部署と名前を伝える。
- 相手の氏名を確認し、呼びかける。
- 丁寧な言葉遣いを心がける。
3. 取引先への電話
取引先に電話をかける場合も、自分の所属と名前を名乗ることが基本です。相手との関係性によっては、親しみを込めた言葉遣いをすることも可能です。しかし、相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例：
- 「〇〇株式会社の〇〇と申します。〇〇様、いつもお世話になっております。」
- 「〇〇部の〇〇です。〇〇の件で、お電話いたしました。」
ポイント：
- 相手との関係性に応じて、適切な言葉遣いをする。
- 用件を簡潔に伝える。
- 相手の状況を考慮し、失礼のないように注意する。
4. 個人間の電話（友人、家族など）
個人間の電話では、相手との関係性によって名乗り方が異なります。親しい間柄であれば、名前を名乗らずに話始めることもありますが、初めて電話をかける場合や、相手が誰だか分からない場合は、自分の名前を名乗るのがマナーです。
例：
- 「もしもし、〇〇？〇〇だけど。」
- 「〇〇です。〇〇さんのお宅でしょうか？」
ポイント：
- 相手との関係性に応じて、適切な言葉遣いをする。
- 相手が誰だか分からない場合は、必ず自分の名前を名乗る。
5. 飲食店への電話（予約など）
飲食店に電話をする場合、予約や問い合わせの際には、自分の名前を名乗る必要はありません。ただし、相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。予約の際には、人数や希望日時などを正確に伝えることが重要です。
例：
- 「〇〇（店名）さん、予約をお願いしたいのですが。」
- 「〇〇ですけど、〇〇時に〇名で予約できますか？」
ポイント：
- 予約の場合は、人数、希望日時、名前（予約名）を伝える。
- 問い合わせの場合は、用件を簡潔に伝える。
- 丁寧な言葉遣いを心がける。
電話での名乗り方のNG例と改善策
電話での名乗り方には、避けるべきNG例も存在します。ここでは、よくあるNG例とその改善策を紹介します。就職活動の面接対策や、企業への電話対応、顧客対応など、様々な場面で役立つ情報です。
1. 名乗らない
電話に出た際に、自分の名前を名乗らないことは、相手に失礼な印象を与えます。特に、ビジネスシーンにおいては、相手に誰からの電話か分からず、混乱を招く可能性があります。就職活動で企業に電話をかける際、自分の名前を名乗らないことは、面接対策としてもマイナスです。
改善策：
- 電話に出たら、まず自分の名前を名乗りましょう。
- 「〇〇株式会社の〇〇です。」のように、所属と名前を明確に伝える。
2. 声が小さい、早口
声が小さかったり、早口で話したりすると、相手に聞き取りにくい印象を与えます。特に、電話回線の状態が悪い場合は、さらに聞き取りにくくなる可能性があります。就職活動の面接対策として、ハキハキと話す練習をしておくことが重要です。
改善策：
- ハキハキとした口調で話すことを心がける。
- ゆっくりと、相手に聞こえるように話す。
- 電話に出る前に、深呼吸をして落ち着く。
3. 相手の名前を間違える
相手の名前を間違えることは、相手に失礼な印象を与えます。特に、ビジネスシーンにおいては、相手との信頼関係を損なう可能性があります。顧客対応や、取引先との電話では、相手の名前を正確に確認し、呼びかけることが重要です。
改善策：
- 相手の名前を事前に確認しておく。
- 電話に出る前に、相手の名前を復唱する。
- 相手の名前が分からない場合は、「〇〇様でいらっしゃいますか？」と確認する。
4. 用件をすぐに言わない
電話をかけた際に、すぐに用件を言わないと、相手に「何の話だろう？」という印象を与えます。特に、忙しい相手にとっては、時間の無駄と感じられる可能性があります。就職活動で企業に電話をかける際、面接対策として、簡潔に用件を伝える練習をしておくことが重要です。
改善策：
- 自分の名前を名乗った後、すぐに用件を伝える。
- 用件を簡潔にまとめ、相手に分かりやすく伝える。
5. 相手の状況を考えない
相手の状況を考えずに電話をかけると、相手に迷惑をかける可能性があります。例えば、相手が会議中や、忙しい時間帯に電話をかけることは避けるべきです。就職活動で企業に電話をかける際、面接対策として、相手の状況を考慮し、適切な時間帯に電話をかけることが重要です。
改善策：
- 電話をかける前に、相手の状況を考慮する。
- 相手が忙しい場合は、時間を置いてかけ直すか、メールで連絡する。
- 電話に出る前に、相手の状況を確認する。
電話での名乗り方：成功事例とポイント
電話での名乗り方には、成功事例から学ぶべきポイントがいくつかあります。ここでは、具体的な成功事例を紹介し、そのポイントを解説します。就職活動の面接対策や、企業への電話対応、顧客対応など、様々な場面で役立つ情報です。
1. 丁寧な言葉遣いを心がけた事例
ある企業への電話対応で、顧客からの問い合わせに対し、丁寧な言葉遣いを心がけた結果、顧客満足度が向上したという事例があります。この事例では、まず自分の名前と所属を名乗り、相手の氏名を確認した上で、丁寧な言葉遣いで対応しました。その結果、顧客は安心して相談することができ、問題解決もスムーズに進みました。
ポイント：
- 丁寧な言葉遣いを心がける。
- 相手の氏名を確認し、呼びかける。
- 相手の気持ちに寄り添い、親身になって対応する。
2. 用件を簡潔に伝えた事例
ある就職活動の面接対策として、企業に電話をかける際に、用件を簡潔に伝えた結果、採用担当者からの印象が向上したという事例があります。この事例では、まず自分の名前と所属を名乗り、すぐに用件を伝えました。その結果、採用担当者はスムーズに話を聞くことができ、面接に進むことができました。
ポイント：
- 自分の名前と所属を名乗る。
- すぐに用件を伝える。
- 簡潔にまとめ、相手に分かりやすく伝える。
3. 相手の状況を考慮した事例
ある顧客対応の電話で、相手の状況を考慮した結果、クレームが解決し、顧客との関係性が改善したという事例があります。この事例では、相手が忙しい時間帯に電話をかけることを避け、メールで連絡を取りました。その結果、顧客は落ち着いて対応することができ、問題解決もスムーズに進みました。
ポイント：
- 相手の状況を考慮する。
- 相手が忙しい場合は、時間を置いてかけ直すか、メールで連絡する。
- 相手の気持ちに寄り添い、丁寧に対応する。
電話での名乗り方：まとめ
電話での名乗り方は、社会人として円滑なコミュニケーションを図る上で非常に重要です。状況に応じた適切な名乗り方を身につけることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。就職活動における面接対策や、日々の業務での顧客対応、取引先とのコミュニケーションなど、様々な場面で役立つ情報です。
この記事では、電話での名乗り方の基本、状況別の名乗り方、NG例と改善策、成功事例とポイントを解説しました。これらの情報を参考に、電話での名乗り方をマスターし、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力を向上させましょう。
電話での名乗り方は、単なるマナーではなく、相手への敬意を示す手段です。常に相手の立場を考え、丁寧な対応を心がけることが重要です。就職活動や、日々の業務で、この記事で得た知識を活かし、円滑なコミュニケーションを実現してください。
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