シフト作成の悩み解決！公休日を潰さないためのシフト作成術を徹底解説
シフト作成の悩み解決！公休日を潰さないためのシフト作成術を徹底解説
この記事では、販売または飲食関連でスタッフのシフト作成を担当している方が抱える、公休日にシフト作成を行うことへの負担を軽減し、より効率的に業務を進めるための具体的な方法を提案します。シフト作成の負担を減らし、プライベートな時間を確保するためのヒントが満載です。
販売または飲食関連でスタッフのシフト作成をしている方に質問です。
勤務中にシフトを作成している方(業種)っていますか？
私は公休日で作成します。休みがほぼ1日つぶれるのが毎月負担でしかたありません。でも月1回のことなので我慢してます。店の規模にもよりけりでしょうが、皆様の職場ではどうですか？
シフト作成は、多くの販売・飲食業の店舗運営において不可欠な業務ですが、担当者にとっては大きな負担となることも少なくありません。特に、公休日にシフト作成を行う場合、貴重な休日の時間が奪われ、心身ともに疲労を感じることもあるでしょう。この記事では、シフト作成の負担を軽減し、より効率的に業務を進めるための具体的な方法を提案します。シフト作成の負担を減らし、プライベートな時間を確保するためのヒントが満載です。
シフト作成の現状と課題
シフト作成は、店舗の営業を円滑に進めるために非常に重要な業務です。しかし、その業務には以下のような課題が存在します。
- 時間的負担: シフト作成には、スタッフの希望、スキルのバランス、人件費などを考慮する必要があり、多くの時間を要します。特に、公休日にシフト作成を行う場合、貴重な休日の時間が削られることになります。
- 精神的負担: シフト作成は、スタッフの希望を全て叶えられるわけではないため、調整や交渉が必要になることがあります。また、人件費を抑えつつ、店舗の運営を維持するというプレッシャーも存在します。
- 業務効率の悪さ: 紙やExcelでのシフト管理は、変更や修正が頻繁に発生する場合、非常に手間がかかります。また、情報共有がスムーズにいかないことも、業務効率を低下させる要因となります。
シフト作成の負担を軽減するための具体的な方法
シフト作成の負担を軽減するためには、以下の方法を検討することができます。
1. シフト作成ツールの導入
シフト作成ツールは、シフト作成業務を効率化するための強力なツールです。これらのツールには、以下のようなメリットがあります。
- 自動化: スタッフの希望やスキルの情報を入力することで、自動的にシフト案を作成できます。
- 効率化: シフトの作成、修正、共有が容易になり、時間と手間を大幅に削減できます。
- 可視化: シフトの状況をリアルタイムで確認できるため、人件費の管理や人員配置の最適化に役立ちます。
- コミュニケーション: スタッフとの情報共有がスムーズになり、シフトに関するトラブルを減らすことができます。
シフト作成ツールを選ぶ際には、以下の点を考慮しましょう。
- 機能: 自動シフト作成、スタッフの希望収集、人件費管理、勤怠管理など、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
- 使いやすさ: 直感的に操作できるインターフェースであるか、マニュアルやサポートが充実しているかを確認しましょう。
- 費用: 導入費用、月額利用料、サポート費用などを比較検討し、予算に合ったツールを選びましょう。
- 連携: 既存の勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が可能であるかを確認しましょう。
2. シフト作成ルールの明確化
シフト作成のルールを明確にすることで、シフト作成の効率化と、スタッフの不満を軽減することができます。具体的には、以下の点を明確にしましょう。
- シフト希望の提出方法と締め切り: スタッフがシフト希望を提出する際のルール（提出方法、締め切りなど）を明確にし、周知徹底しましょう。
- シフト作成の優先順位: シフト作成の優先順位（希望の叶え方、スキルのバランス、人件費など）を明確にし、スタッフに説明しましょう。
- シフト変更のルール: シフト変更のルール（変更の可否、手続きなど）を明確にし、トラブルを未然に防ぎましょう。
3. スタッフとのコミュニケーションの強化
スタッフとのコミュニケーションを強化することで、シフト作成に関する問題を早期に発見し、解決することができます。具体的には、以下の点を意識しましょう。
- 定期的な面談: スタッフとの定期的な面談を実施し、シフトに関する希望や不満を聞き取りましょう。
- フィードバックの実施: シフト作成後、スタッフにフィードバックを行い、改善点を見つけましょう。
- 情報共有の徹底: シフトに関する情報を、スタッフ全員に正確かつ迅速に共有しましょう。
4. シフト作成時間の確保
シフト作成に十分な時間を確保することで、質の高いシフトを作成し、業務効率を向上させることができます。具体的には、以下の点を検討しましょう。
- 勤務時間内のシフト作成: 可能な限り、勤務時間内にシフト作成を行うようにしましょう。
- シフト作成時間の確保: シフト作成に集中できる時間を確保しましょう。
- タスクの整理: シフト作成以外のタスクを整理し、シフト作成に集中できる環境を整えましょう。
5. 業務の分担
シフト作成業務を分担することで、担当者の負担を軽減することができます。具体的には、以下の点を検討しましょう。
- 役割分担: シフト作成の各工程（希望収集、シフト作成、調整、共有など）を、複数のスタッフで分担しましょう。
- 担当者の育成: シフト作成のノウハウを共有し、他のスタッフを育成しましょう。
- 外部委託: シフト作成を外部の専門業者に委託することも検討しましょう。
シフト作成の効率化に役立つ具体的なツールとサービス
シフト作成を効率化するためのツールやサービスは、多岐にわたります。以下に、代表的なものをいくつかご紹介します。
- freee シフト管理: 従業員の希望シフトを簡単に収集し、シフト作成を効率化できるクラウド型のシフト管理システムです。
- KING OF TIME シフト管理: シフト作成、勤怠管理、給与計算を連携できるクラウドサービスです。
- rakumo シフト管理: Google Workspaceと連携し、シフト作成を効率化できるクラウドサービスです。
- SmartShift: AIを活用し、最適なシフトを自動で作成できるクラウドサービスです。
これらのツールやサービスを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。
成功事例から学ぶ
実際にシフト作成の負担を軽減し、業務効率を向上させた企業の事例を見てみましょう。
- 事例1: 飲食チェーンA社は、シフト作成ツールを導入し、自動シフト作成機能を活用することで、シフト作成時間を50%削減しました。また、スタッフの希望をより多く反映できるようになり、従業員満足度も向上しました。
- 事例2: 小売店B社は、シフト作成ルールを明確化し、スタッフとのコミュニケーションを強化することで、シフトに関するトラブルを大幅に減らすことができました。また、シフト作成の優先順位を明確にしたことで、スタッフの理解と協力を得やすくなりました。
- 事例3: サービス業C社は、シフト作成業務を分担し、担当者の負担を軽減しました。また、他のスタッフを育成することで、シフト作成のノウハウを共有し、業務の属人化を防ぎました。
これらの事例から、自社の状況に合わせて、様々な方法を組み合わせることで、シフト作成の負担を軽減し、業務効率を向上させることが可能であることがわかります。
シフト作成の効率化に向けたステップ
シフト作成の効率化に向けて、以下のステップで取り組むことをおすすめします。
- 現状分析: 現在のシフト作成方法、課題、問題点を洗い出します。
- 目標設定: シフト作成の効率化によって、どのような成果を得たいのか（時間短縮、コスト削減、従業員満足度向上など）を明確にします。
- 対策の検討: シフト作成ツール導入、シフト作成ルールの明確化、スタッフとのコミュニケーション強化など、具体的な対策を検討します。
- 計画の策定: 対策を実行するための具体的な計画を立てます。
- 実行: 計画に基づき、対策を実行します。
- 評価と改善: 対策の効果を評価し、必要に応じて改善を行います。
これらのステップを踏むことで、着実にシフト作成の効率化を進めることができます。
まとめ
シフト作成は、店舗運営において重要な業務ですが、担当者にとっては負担となることも少なくありません。この記事では、シフト作成の負担を軽減し、より効率的に業務を進めるための具体的な方法を提案しました。シフト作成ツールの導入、シフト作成ルールの明確化、スタッフとのコミュニケーション強化、シフト作成時間の確保、業務の分担など、様々な方法を組み合わせることで、シフト作成の負担を軽減し、業務効率を向上させることができます。これらの方法を参考に、より働きやすい環境を構築し、店舗運営を成功させましょう。
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